Характер работы разъездной или. Разъездной характер работы: как установить правильно? Что такое разъездной характер работы

Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:

  • служебные командировки;
  • разъездной характер работы.

Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.

ЧТО ТАКОЕ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?

Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.

Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:

  • Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
  • Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
  • Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»

к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

  • работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
  • работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

Работодателю следует знать отличия разъездного характера работы от командировки . В таблице представлена сравнительная характеристика:


Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:

  • закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
  • компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.


ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.

Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Надбавка или возмещение по документам?

1. Возмещение расходов по документам.

Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.

При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:

  1. Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.

2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.

2. Установление надбавки за разъездной характер работы.

Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности. В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 , предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА .

В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Например:

  • Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);
  • Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.

Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014-2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.

Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются , последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности .

В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы. Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.


При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант.

3 . Комбинированный вариант компенсации расходов.

Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных. Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.

ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, ЛНА.

Чтобы у проверяющих не возникало вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, необходимо :

  • отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре либо ЛНА;
  • установить в коллективном договоре или ЛНА порядок документационного подтверждения поездок;
  • прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

Шаг 1 Разработать и утвердить ЛНА о разъездном характере работы

Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.

Шаг 2 Закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если в течение работы — с работником заключается дополнительное соглашение (пример 2). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Шаг 3 Издать приказ об установлении разъездного характера работы

Как нам представляется, имеет смысл отразить установление разъездного характера работы в приказе (пример 3).

Если работник принимается на работу, то в приказе о приеме на работу (по форме № Т-1 или по локальной форме, разработанной работодателем) необходимо дать указание на характер его работы.

Если работник уже работал, то издается приказ в произвольной форме.

Приказ об установлении разъездного характера работы стоит издать для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Содержание трудового договора, где устанавливается разъездной характер работы, не является открытой информацией для всех работников организации (например, о необходимости начислять такому работнику надбавку бухгалтер по расчету с персоналом узнает непосредственно из приказа).



Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».

Вопросы того, что значит разъездной характер работы, как его правильно оформить и какое правовое регулирование установлено для данного способа организации труда, являются актуальными как для многих российских работодателей, так и для их сотрудников. В частности, действующим законодательством предполагается весьма большой спектр отличий разъездного характера работы от командировок. Поэтому ознакомиться с требованиями закона следует каждому сотруднику или его руководителю, если должностные обязанности могут предполагать частые разъезды.

Что значит разъездной характер работы – нормативы ТК РФ и действующего законодательства

Четкого определения того, что значит разъездной характер работы, непосредственно в положениях трудового законодательства не предусмотрено. Однако упоминание и правовое регулирование связанных с подобным режимом трудовой деятельности вопросов все же присутствует в нормативах ТК РФ и других государственных нормативных актах. Сам Трудовой кодекс рассматривает понятие разъездного труда в положениях следующих статей:

  • Ст. 57. Нормативы, изложенные в этой статье, затрагивают вопросы фактического содержания трудовых договоров. Они обязывают работодателя указывать наличие особого характера труда, в том числе и разъездного.
  • Ст. 166. Положения означенной статьи затрагивают вопросы служебных командировок и предусматривают, что разъездная работа позволяет не причислять служебные поездки к полноценным командировкам.
  • Ст. 168.1. Означенная статья регламентирует порядок возмещения расходов трудящихся, которые были связаны с разъездной работой, а именно – компенсацию проезда, проживания и иных затрат, если таковые были необходимыми.

Для устранения правовых коллизий и поиска хотя бы приблизительного юридически значимого определения разъездного характера работы, приходится обращаться к отдельным ведомственным нормативным актам. Например, одним из таких документов является Приказ МЧС №3 от 10.01.2008, где под разъездной деятельностью подразумевается исполнение обязанностей трудящегося с частым проведением служебных поездок по подведомственной территории. В целом, признаками разъездного труда, согласно мнению ведущих кадровых специалистов и юристов могут выступать следующие особенности трудовой деятельности:

Для признания характера работы разъездным бывает достаточно хотя бы одного из вышеозначенных признаков. При этом во множестве ситуаций одна и та же деятельность, в зависимости от взгляда руководителя и кадровых специалистов может как считаться разъездной, так и не относиться к таковой в соответствии с локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить разъездной характер работ

В законодательстве содержится упоминание о том, как правильно оформить разъездной характер работ. В частности, таковая информация имеется в положениях вышеупомянутой ст.57 ТК РФ. То есть – разъездная деятельность должна быть прямо определена непосредственно в трудовом договоре. Более подробно обязанности трудящегося и соответствующее оформление разъездной работы могут быть определены следующим образом:

  • Использование локальных нормативных актов. На предприятии могут быть закреплены отдельные нормативные акты, должностные инструкции и прочие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с разъездными функциями с работодателем. При этом данные нормативы обязательны для соблюдения каждой из сторон взаимоотношений и не должны противоречить действующим условиям трудового законодательства.
  • . В рамках коллективного договора может упоминаться разъездной характер работ и различные соответствующие гарантии сотрудникам в связи с ведением означенной деятельности.

Вне зависимости от наличия или отсутствия положений о разъездном характере работ в локальных документах предприятия и коллективном договоре, привлекать к таковой деятельности работодатель вправе лишь тех сотрудников, с которыми данный характер труда прямо оговорен в положениях трудового договора.

Но что же делать, если характер ведения трудовой деятельности изменился в процессе работы, когда ранее разъезды сотрудника не предусматривались, а впоследствии возникла необходимость в частых служебных поездках трудящегося? В таковой ситуации предполагается обязательное изменение трудового договора, каковое соответственно требованиям ТК РФ может проводиться только путем заключения дополнительного соглашения.

Данное соглашение заключается исключительно в добровольном порядке между работодателем и работником, однако если оно связано с изменением должностных инструкций и организации труда, работодатель будет иметь право уволить отказавшегося от изменения трудового договора сотрудника по прошествии двух месяцев с момента изменения общих условий ведения деятельности, предложив при этом ему иные вакантные должности на предприятии и при условии отказа сотрудника от их занятия, либо при их прямом отсутствии.

Отличия разъездного характера работы от командировки

Прежде всего следует помнить, что хоть разъездной характер работы и имеет множество общих черт со , он не является тождественным понятием. Так, к общим особенностям подобного характера труда можно отнести обязанность работодателя обеспечивать работника на время поездок, а также непосредственный отрыв сотрудников от рабочего места, связанный с прямым исполнением ими рабочего процесса. Однако различия между таковыми видами деятельности являются достаточно значимыми. К ним можно отнести следующие особенности:

  • При разъездном характере работы работодатель не обязан отдельно уведомлять сотрудника и направлять его в служебную поездку отдельным приказом. Соответственно, работнику нет необходимости оформлять также командировочный лист и проводить иные обязательные для командировки процессуальные процедуры. В случае частых и регулярных служебных поездок разъездной характер работы значительно упростит организационные вопросы, стоящие как перед трудящимися, так и перед их руководством.
  • Законодательством предусматриваются определенные ограничения по направлению в командировки отдельных категорий сотрудников. Так, направлять в них беременных женщин и несовершеннолетних запрещено при любых обстоятельствах. А лиц с семейными обязательствами, в том числе воспитывающих ребенка возрастом до трех лет, можно отправлять в командировки только лишь с их предварительного согласия. В случае, если трудовым договором предполагался разъездной характер работы, направление данных категорий сотрудников в служебные поездки никак не запрещается и является обычным течением трудового процесса.
  • Порядок оплаты командировок и работы в разъездах также может отличаться. Так, на время командировки работодатель обязан обеспечить выплату сотрудникам суммы, не меньшей, чем средний заработок сотрудника за каждый день командировки, а также за дни выезда, приезда и следования в командировку. При этом необходимо помнить, что в средний заработок включаются не только оклад или тарифная ставка работника, но и все премии и иные платежи стимулирующего и поощрительного характера. В то же время при служебных поездках в рамках разъездного характера работы, обеспечение оплаты труда проводится соответственно стандартным установленным на предприятии методам, без расчета среднего заработка работника.
  • Порядок уведомления сотрудника. О необходимости направиться в командировку работодатель обязан уведомлять работников заранее. При разъездной деятельности для направления трудящегося в поездку, достаточно будет любого распоряжения руководителя сотрудника или иных лиц, которым он подчиняется в рамках служебной иерархии в организации.

Наличие у сотрудника разъездных трудовых взаимоотношений не означает, что он не может быть направлен в командировки. Чаще всего разъездной труд устанавливается в отношении частых регулярных поездок в рамках определенной территории, а в командировку работники направляются на более длительный срок или за пределы своей стандартной сферы трудовых обязанностей.

В целом, сравнивая разъездной характер работы и командировки, стоит отметить что каждый из подобных способов организации служебных поездок имеет как свои преимущества, так и недостатки. Например, разъездной труд значительно снижает нагрузку на работодателя и сотрудника, однако также лишает последнего целого ряда социальных гарантий.

Однако дополнительные гарантии могут устанавливаться непосредственно самим работодателем и локальными нормативами предприятия. При этом в некоторых случаях, особенно при перевозке ценных грузов и работе с водителями-дальнобойщиками в целом, работодатели предпочитают оформлять полноценные командировки.

Компенсации за разъездной характер работы

В российском законодательстве предусматривается обязанность не только обеспечивать оплату затрат трудящихся на командировки, но и на все иные служебные поездки, в том числе и в рамках разъездного характера деятельности. При этом порядок выплаты компенсаций, а также ситуации в которых они выплачиваются строго определены в нормативах ТК РФ. Так, при разъездной работе трудящийся имеет право на компенсацию:

Порядок же выплаты компенсации может предусматривать как предварительное предоставление сотруднику необходимых денежных средств с последующим отчетом работника о затратах, так и компенсация по расчетным документам потраченных работником личных средств постфактум.

Дополнительных компенсаций, надбавок и отпусков за разъездной характер работы законодательство не предусматривает.

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как «разъездной характер работы», однако не содержит его конкретного определения. Какую же именно работу тогда считать разъездной?

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками - поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

  • Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
  • Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
  • отраслевыми соглашениями.
Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

  • на проезд и проживание во время служебной поездки;
  • суточные;
  • иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.
То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

  • в экспедиции;
  • в полевых условиях;
  • в пути;
  • разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

  1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
  2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
  3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

  • трат на проезд;
  • затрат по оплате места проживания;
  • иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
  • затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

  • трудовое соглашение;
  • договор с коллективом;
  • локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

  • ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
  • предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
  • определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

г. Москва

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

приказываю:

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

  1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
  2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

  • Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
  • Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

Преимущества занятости с разъездами

Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:

  1. Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
  2. Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
  3. Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.

Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.

Доплата за разъездной характер работы — это существенное материальное подспорье для работников, чья трудовая деятельность осуществляется в различных местах, т. к. не привязана к одному рабочему месту. О порядке и особенностях начисления данной надбавки, перечне профессий, дающих право на ее получение, и расскажет предлагаемая нами статья.

Надбавка при разъездной работе

Нормы ТК РФ, в частности статьи 146-148, 152-154, предусматривают обязанность организаций начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Выделяют доплаты за труд:

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т. д.), производить же почасовую доплату, как, например, за труд в ночное время, работодатель не обязан.

В тоже время практика материального стимулирования работников, проводящих большую часть времени в разъездах, достаточно распространена. Ведь выплата надбавок за разъездной характер работы — совершенно разумное решение, направленное на удержание сотрудников в должности и стимулирование добросовестного отношения к работе.

Ввиду того, что нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа», на практике возникает масса вопросов по поводу отнесения той или иной профессии/должности к категории разъездной. Соответственно, возникает сложность и с начислением надбавок. Не меньше неясностей возникает при разграничении разъездной работы и командировок, работы вахтовым методом и иных подобных случаев.

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

Не знаете свои права?

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок. При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой.

К таковым относятся:

  • расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);
  • расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  • затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения. Все эти вопросы администрации организации необходимо расписывать в своих внутренних документах либо трудовом договоре, если в нем говорится о разъездном характере работы.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Особенность разъездной работы состоит также в том, что нормами ТК РФ и другими законодательными актами не определен точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным. Часть 2 статьи 168.1 относит данный вопрос к компетенции администрации организации, наделяя ее правом в своих внутренних документах самостоятельно определить, работа каких сотрудников является разъездной.

На практике чаще всего принято к разъездной работе относить деятельность сотрудников, не имеющих рабочего места как такового в пределах организации либо большую часть рабочего времени проводящих в дороге.

К таковым профессиям можно отнести, к примеру:

  • проводников и стюардов;
  • экспедиторов;
  • работников сферы снабжения, обслуживания, логистики, деятельность которых основана на регулярных перемещениях вне пределов компании.

Что касается бюджетных организаций, то классическими примерами разъездной работы являются:

  • деятельность врачей скорой помощи;
  • сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, занятых на обслуживании конкретной территории);
  • сотрудников патрульно-постовой службы МВД.

Подобный характер работы сотрудников чрезвычайных служб часто закрепляется и в ведомственных документах. Например, на разъездной характер работы сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, обслуживающих закрепленную за ними территорию) указывает примечание к пункту 2 приказа МЧС РФ «Об организации служебных…» от 10.01.2008 № 3. На разъездной характер работы водителей (работу в пути) указывает пункт 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15, согласно которому время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) являются его рабочим временем.

Порядок стимулирования при разъездной работе

Отдельное стимулирование работника, выполняющего разъездную работу, нормами ТК РФ также не предусмотрено. При желании же стимулировать своих сотрудников, находящихся в разъездах, администрации организации, согласно требованиям статей 57 и 168.1 ТК, необходимо соблюсти следующий порядок:

  1. Во внутренних документах организации необходимо указать перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и размеры выплаты им соответствующих надбавок.
  2. Указание на разъездной характер деятельности должно содержаться в трудовом договоре с таким сотрудником.

При соблюдении приведенных условий работодатель вправе выплачивать соответствующие надбавки.

Конкретные размеры выплат определяются также администрацией организаций. Наиболее практичным вариантом представляется начисление процентной надбавки пропорционально отработанному времени. Например, для разных категорий разъездных работников (с учетом напряженности труда) может быть установлена надбавка в пределах от 5 до 15 процентов оклада (почасового, сменного или месячного).

Что касается налогообложения такой надбавки, то согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ вознаграждение, полученное за выполнение трудовых обязанностей, включается в налогооблагаемую базу. Кроме того, на надбавки при разъездной работе, согласно пункту 1 статьи 421 НК, необходимо также уплачивать страховые взносы.

Как видите, большую часть вопросов статья 168.1 ТК РФ оставляет на усмотрение администрации организации, предоставляя ей широкое поле для финансового маневра и возможность начисления надбавки именно тем сотрудникам, чья работа предполагает дополнительную нагрузку, связанную с частыми перемещениями.