Различия между деловым и служебным общением. Реферат: Особенности служебно-делового общения. Виды деловых совещаний

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Практически все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи речевых взаимодействий между людьми.

В жизни любой организации или предприятия эти виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Между собой их сближают такие моменты, как ориентация на интересы работы, некоторый формализм языка, т.е. все то, что придает деловой характер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

Что такое общение? Общение - это процесс установления и развития контактов между людьми, обусловленный потребностями в совместной деятельности и включающий обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека .

Общение людей протекает в различных сферах социальной коммуникации. Одной из наиболее актуальных проблем исследования социального речевого взаимодействия является изучение служебно-делового общения, так как жизнь делового человека связана с общением непосредствен¬но. Без речи невозможны деловые контакты: переговоры, беседы, выступления на совещаниях и презентациях. Служебно-деловое общение отличается от всех прочих типов общения тем, что всегда имеет целевую направленность на достижение какой-либо предметной договорённости. В деловом общении происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

служебный деловой общение беседа

1. Служебно-деловое общение

Прежде чем перейти к более подробной характеристике деловых бесед и совещаний, выделим некоторые организационные и психологические особенности делового общения, которые во многом определяют речевое поведение деловых партнеров и отличают его от общения вне деловой среды.

Деловое общение- это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

По структуре, продолжительности и функциям различают несколько типов делового общения :

1. Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

2. Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

3. Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому- либо вопросу.

4. Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) накладывают определенные ограничения на поведение людей. Отметим среди них следующие:

1.Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками, которая объясняется тем, что за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, «холодным».

Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер, но подчинен прежде всего совместному решению служебной задачи.

2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Одним из следствий действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается проблема условий передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.

Так, эффективность распространения деловой информации «по горизонтали» (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга «с полуслова», им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи.

Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым данным, лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. Отчасти это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект «испорченного телефона»).

Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, распространенным среди некоторых руководителей, что подчиненным вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психологией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана. Если конкретные исполнители лишены сведений такого рода, они начинают искать ответы самостоятельно, при этом искажая и домысливая имеющуюся информацию.

Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.

3. Мотивация труда как условие эффективной деятельности организации или предприятия. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда может быть отчасти объяснена объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации: в деловом общении он выступает одновременно как конкретная целостная личность и как представитель организации, т.е. носитель определенных профессионально-ролевых функций. В случае, если его потребности как личности не удовлетворяются в процессе его деятельности в организации или его собственные идеи и стиль поведения не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть внутриличностный конфликт, снизиться интерес к выполняемой работе. Конфликты такого рода часто оказываются темой обсуждения между сотрудниками, а иногда причиной проблемных бесед между руководителем и подчиненным.

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным правилам: 1) четко определять цели своего сообщения; 2) делать сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников, находить конкретные иллюстрации общих понятий, развивать общую идею, используя яркие примеры; 3) делать сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно; 4) в разговоре с сотрудниками следовать правилам активного слушания, демонстрировать им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям. В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно строить на основе следующих важных принципов: 1)сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи; 2) рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняет усвоение самого существенного;3) простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации до собеседника.

2. Виды деловых бесед

1. Беседа при приёме на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

2. Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

3. Проблемные и дисциплинарные беседы, вызваны к жизни либо возникновение сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины. В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести её с конструктивными результатами. Для этого следует:1)получить необходимые сведения о сотруднике и его работе; 2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера; 3)быть конкретным и избегать неясностей (например таких оборотов как: «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»); 4)критиковать выполнение задания, а не личность.

3. Преимущества деловой беседы

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее .

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами :

1. Она даёт возможность быстро отреагировать на высказывания собеседников, что способствует достижению целей.

2. Беседа характеризуется возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Беседа предполагает не монолог, а диалог, поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Понятие делового общения как процесса взаимосвязи и взаимодействия с целью обмена деятельностью, информацией и опытом. Особенности прямого и косвенного видов делового общения. Формы делового общения. Структуры деловых бесед, характеристика их этапов.

    презентация , добавлен 22.08.2015

    Умение устанавливать деловые связи, сотрудничать с партнерами, управлять людьми. Деловое поведение работников, творческая самореализация личности в деловом поведении. Взаимодействие личности и коллектива предприятия. Ключевые понятия делового общения.

    контрольная работа , добавлен 14.03.2010

    Роль и значение делового общения, его разновидности и отличительные признаки, этапы и фазы, факторы повышения эффективности. Общая характеристика ОАО "Гостиница "Москва", его структура, оценка делового совещания, телефонного разговора и беседы в нем.

    курсовая работа , добавлен 25.01.2011

    Методы делового общения внутри коллектива. Организационные формы управленческих контактов. Проведение собраний и совещаний. Деловые беседы. Телефонные разговоры. Обход рабочих мест прием посетителей. Организация делового совещания на ООО "Альянс".

    курсовая работа , добавлен 07.03.2008

    Особенности делового общения, его закономерности и тактика. Роль восприятия партнера в построении отношений сотрудничества. Социально-психологический анализ общения. Виды межличностных трансакций. Деловые переговоры. Сущность публичного выступления.

    реферат , добавлен 28.03.2014

    Психологические типы в зависимости от каналов восприятия информации. Алгоритм делового общения с женщиной, обладающей кинестетическим типом восприятия действительности. Признаки определения женщин кинестетиков. Способы конструктивного делового общения.

    реферат , добавлен 07.12.2009

    История появления делового стиля общения, его виды и формы по Бороздиной Г.В. Деловая беседа как форма делового общения. Характеристика правил убеждения. Переговоры как специфический вид деловой коммуникации. Типы деловых совещаний, порядок их подготовки.

    курсовая работа , добавлен 17.04.2017

    Характеристика, задачи, этапы и основные приемы проведения деловой беседы, переговоров, совещания. Выбор средств для организации делового общения. Тактика, психологические приемы и методы аргументации. Национальные стили ведения деловых переговоров.

    презентация , добавлен 23.08.2016

    Одежда как атрибут делового человека. Правила ношения костюма. Культура приветствия и общения. Особенности поведения мужчины и женщины. Имидж как объект делового общения. Разработка имиджмейкером стратегии и техники эффективного формирования имиджа.

    презентация , добавлен 02.03.2013

    Изучение теоретических основ делового общения в организации: роль, виды, формы и направленность общения. Особенности невербальных коммуникаций, межличностных связей и барьеров эффективного общения. Регламент работы и условия общения в группах ООО "САРЕХ".

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.)

Отметим следующие особенности такого общения:
1. Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками: за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать.
2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается: во-первых, активное использование вербальных средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблема передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.
Признано, что эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова", им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи,
Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя.
3. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда, что объясняется объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации.
Необходимы управленческие действия, направленные на удовлетворение психологических и эмоциональных потребностей работников, поддержание их интереса к выполняемой работе, создания эффекта причастности к принимаемым решениям.
Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями. Форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы, критические оценки могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Деловое общение как разновидность специализированной коммуникации

Вопросы и задания

Задание 1 . Прочитайте § 1 главы 2 из учебника «Русский язык и культура речи» (см. Приложение). Назовите особенности делового общения.

Задание 2. Проанализируйте представленные в текстах коммуникативные ситуации и определи, какие из них относятся к сфере делового общения. По каким признакам вы это определили?

1).«Каждый вправе на конкурсной основе бесплатно получить высшее

образование в государственном или муниципальном образовательном учреждении и на предприятии. Конституция РФ. Глава 2. Права и свободы человека и гражданина. Из статьи 43» - прочитал Андрей на новеньком застекленном стенде у входа.

2). - Ну и влепили ему строгий выговор за превышение служебных полномочий. Он потом полгода его опротестовывал. И добился своего: выговор сняли. Вот так, Галя, дело было, - прораб помолчал немного потом сказал: - Ну, пойдем. Работать надо.

3). «В воздухе трение меньше, чем в турбулентной жидкой среде, поэтому дельфины, выпрыгивая из воды, экономят свои силы, их мышцы в это время отдыхают», - дочитала Ирина и вопросительно посмотрела на сына.

4). Баба Варя вздохнул опять надела очки и, силясь удержать в памяти все то, что протараторила ей по телефону внучка, продолжила выводить: «… оказать содействие в приобретении лекарств по льготной цене.»

5).«Главному специалисту. Принять к сведению. 12.03.11 г.» - прочитал Женя размашисто написанную резолюцию Свиридова и облегченно вздохнул: значит, нудного разбирательства сегодня не будет.

6). «Чтобы попасть в госпрограмму льготного автокредитования наше предприятие снизило цены на некоторые модели, но, поскольку спрос на автомобили снизился, вопрос ценообразования вновь требует обсуждения. Предлагаю по нему высказаться прежде всего руководителям маркетинговых отделов», - услышал Севастьянов, когда входил в зал заседаний.

Задание 3. Проанализируйте описанные ниже коммуникативные ситуации и ответьте на вопросы.



Ситуация А. В организации создается структура управления, для которой разрабатывается Положение, включающее раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации». Организационные коммуникации какого вида регулирует этот раздел Положения?

Ситуация В. В компании AT&T разработана программа по управлению производительностью. Важной частью этой программы является анкетирование сотрудников компании, результаты которого анализирует руководитель и вместе с фасилитатором выносит на общее собрание для обсуждения в коллективе. Коммуникации какого вида были реализованы в этой организации?

Примечание. Фасилитатор (англ. facilitator , от лат. facilis - «лёгкий, удобный») - человек, обеспечивающий успешную групповую коммуникацию.

Задание 4. Проанализируйте приведенные в таблице 1 цели организационных коммуникаций. Определите, какие из них соотносятся с нисходящими, восходящими, горизонтальными и диагональными коммуникациями, и заполните таблицу.

Таблица 1. Цели и виды коммуникаций

№ Цели коммуникации Виды коммуникации
1. Постановка задач исполнителям
2. Информирование о результатах выполнения работы
3. Инструктирование о выполнении работы
4. Обеспечение социальной поддержки подчиненных
5. Изучение мнения о внедренных инновациях
6. Обмен информацией
7. Консультирование руководителя подразделения специалистом из другого подразделения
8. Информирование о плане развития организации
9. Информирование о возникшей производственной проблеме
10. Предложение об повышении эффективности производственного процесса
11. Повышение оперативности решения проблем
12. Информирование о бюджете организации
13. Предложения в трудовой договор между администрацией и трудовым коллективом

ПРИЛОЖЕНИЕ

Особенности служебно-делового общения

Прежде чем перейти к более подробной характеристике деловых бесед и совещаний, выделим некоторые организационные и психо­логические особенности делового общения, которые во многом оп­ределяют речевое поведение деловых партнеров и отличают его от общения вне деловой среды.

Для каждого из нас очевидно, что разговор
Коммуникация между сотрудниками одной и той же

в организациях организации, обсуждающими деловой

вопрос, или разговор между руководителем и подчиненным принци­пиально отличаются от разговоров между этими же людьми вне слу­жебных рамок.

Деловое общение- это такое взаимодействие людей, которое подчи­нено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентиро­ванного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками). От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.

Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) оказывают существенное воздействие на пове­дение входящих в нее индивидов. Отметим следующие особенности организационного поведения:

1.Достаточно жесткая регламентация целей и моти­вов общения, способов осуществления контактов между сотрудника­ми, которая объясняется тем, что за каждым работником в организа­ции нормативно закрепляется стандарт поведения.в виде устойчи­вой структуры формальных прав и обязанностей, которому он дол­жен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказыва­ется в значительной степени формализованным, отстраненным, «хо­лодным».

Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный харак­тер, но подчинен прежде всего совместному решению служебной задачи.

2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения под­чинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого прин­ципа для речевой коммуникации оказывается, во-первых, активное ис­пользование вербальных социально-символических средств демон­страции социального статуса участниками делового общения, во-вто­рых, проблема передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.

Признано, что эффективность распространения деловой инфор­мации «по горизонтали» (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга «с полу­слова» , им не требуется детальное и подробное объяснение сути за­дачи.

Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым дан­ным, лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управлен­ческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполните­лей и правильно ими понимается. Отчасти это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к ад­ресату в любом иерархически организованном управлении присутст­вуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линей­ные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект «испорченного телефона»).

Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикаль­ной коммуникации, связана с убеждением, распространенным среди некоторых руководителей, что подчиненным вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выпол­нять поставленные перед ними задачи, исполнять принятые реше­ния и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психо­логией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана. Если конкретные исполнители лишены сведений такого рода, они начинают искать ответы самостоятельно, при этом искажая и домысливая имеющуюся информацию.

Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуни­кации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фик­сации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.

3. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда, что объясняется объективной противоречивостью поведе­ния и самоощущения человека в организации. Природа человека несовместима с жесткой иерархической структурой и формализа­цией организационных процессов, поэтому необходимы управлен­ческие действия, направленные на удовлетворение психологичес­ких и эмоциональных потребностей работников, поддержание их интереса к выполняемой работе, создания эффекта причастности к принимаемым решениям.

Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как раз­личные виды морального и материального поощрения, продвиже­ние по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руко­водителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями. Форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы, критические оценки могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать ус­пешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Требования к речевой Принципы жизнедеятельности любой орга речевой коммуникации низации предопределяют особенности

в деловой среде служебно-делового общения и во

многом объясняют характер требований

к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут

быть сформулированы следующим образом:

· Четко определяйте цели своего сообщения.

· Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллю­страции общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

· Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, от­казывайтесь от

излишней информации, привлекайте внима­ние сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

· В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слу­шания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и го­товности к совместным действиям.

Таким образом, приведенные правила в равной мере должны со­блюдаться как в разговоре

между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом общении.

ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Наименование параметра Значение
Тема статьи: ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Рубрика (тематическая категория) Культура

Цель практических заданий - научить реализации требований к речевой коммуникации в деловой среде.

В заданиях по теме ʼʼОсобенности служебно-делового общенияʼʼ используются следующие термины˸

Деловое общение -взаимодействие людей, которое подчинено реше-нию определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.).

Иерархичность - принцип социальной организации, в соответствии с которым между подразделениями и сотрудниками закрепляют-

ся отношения подчинения, зависимости, неравенства. Одним из следствий действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается проблема передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.

Мотивация труда - процесс стимулирования деятельности сотрудников по достижению целей организации. Наряду с такими способами, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счёт организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными˸ критические оценки, форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Регламентация поведения - принцип социальной организации, в соответствии с которым за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. В отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер, но подчинен прежде всего совместному решению служебной задачи.

Социальная организация - группа людей, ориентированная на достижение фиксированной цели, реализация которой требует совместных и скоординированных действий.

‣‣‣ 3 адания

‣‣‣ 13.1. Сравните два приведенных ниже текста заявлений об отпуске - устный и письменный. Одинаково ли их содержание? Какие особенности служебно-деловых отношений нашли в них проявление?

1) А. Слушай, а что если я сейчас поеду? Отпустишь? Б. Пиши заявление.

А. Дней бы на десять, а? Б. Неделя максимум.

2) ʼʼПрошу разрешить мне отпуск без сохранения содержания на семь рабочих днейʼʼ. ;

‣‣‣ 13.2. Вспомните какой-либо разговор между Вами и Вашим руководите лем (научным руководителем, заведующим отделом, начальником цеха, директором фирмы и т.п.), в котором можно обнаружить моти вирующий эффект. Какими приемами он достигался˸ использованием

Деловая беседа

критики, оценкой Вашей работы, формой постановки задания, формой ответа на Ваши вопросы, чем-то еще? Опишите эти приемы.

‣‣‣ 13.3. Прочитайте следующий текст. Оцените содержащееся в нем сообщение с точки зрения ᴇᴦο соответствия требованиям к речевой коммуникации в деловой среде.

Секретарь - заместителю директора˸ Иван Петрович уехал в 10 часов, не дождавшись Вас. Огорчился, что Вы задержались и он не смог поговорить с Вами лично. Просил передать, что если он не вернется к обеду (это будет зависеть от того, сколько времени он будет в Главке, согласовывая вопрос о поставке нам нового оборудования, кстати, возможно, импортного), то совещание в 15 часов надо начать без него и, главное, не забыть объявить, что руководители среднего звена должны пройти тестирование у психолога в комнате 20 главного корпуса в удобное для них время, но обязательно до 10 июня.

ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ - понятие и виды. Классификация и особенности категории "ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ" 2015, 2017-2018.

Особенности служебно-делового общения.

В жизни любой организации или предприятия виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся, формой контакта и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.
Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.
Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) оказывают существенное воздействие на поведение входящих в нее индивидов. Отметим следующие особенности организационного поведения:
1. Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками: за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, "холодным".
Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер и подчинен совместному решению служебной задачи.
2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается: во-первых, активное использование вербальных средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблема передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.
Признано, что эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова", им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи,
Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект "испорченного телефона").
Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, что подчиненным вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные: перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психологией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана
Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.
3. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда, что объясняется объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации.
Природа человека несовместима с жесткой иерархической структурой и формализацией организационных процессов, поэтому необходимы управленческие действия, направленные на удовлетворение психологических и эмоциональных потребностей работников, поддержание их интереса к выполняемой работе, создания эффекта причастности к принимаемым решениям.
Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями. Форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы, критические оценки могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.
"В процессе делового общения его участники обмениваются информацией, которая передается в форме управленческих решений, замыслов, идей, отчетов, докладов, сообщений и т.д. Не менее важен обмен интересами, настроениями, чувствами. В этом случае деловое общение предстает как коммуникативный процесс, т.е. как обмен информацией, значимой для участников общения.
Перечисленные выше особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:
- Четко определяйте цели своего сообщения.
- Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
- Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
- В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.
Таким образом, приведенные правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом общении. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности.
Деловая беседа. Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.
В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.
Цели и задачи деловой беседы. К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников,
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:
- быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;
- повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;
- возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог, поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров,
При проведении деловых бесед желательно следовать правилам эффективной речевой коммуникации. В то же время деловую беседу, как непосредственное взаимодействие двух ее участников,нужно строить на основе следующих важных принципов:
- сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;
- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;
- простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника;
- тактичность, действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.
Виды деловых бесед.