Бухгалтерские журналы ордера. Заполнение журналов-ордеров (бланки и образцы). Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.
Основные принципы таковы:
- Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
- Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
- Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
- Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
- Можно формировать их помесячно.
Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.
Формы журналов
Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.
Бланк журнала ОКУД 0504071
Перечень действующих журналов
Бюджетники используют такие виды.
Некоммерческие организации применяют другие.
Наименование журнала-ордера |
|
---|---|
Движение наличных денежных средств в кассе учреждения |
|
Расчетные счета |
|
Специальные банковские счета |
|
Расчеты по кредитам и займам (краткосрочные и долгосрочные) |
|
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
|
Расчеты с подотчетными лицами |
|
Расчеты по налогам и сборам, внутрихозяйственные операции, расчеты по авансам |
|
Основное производство |
|
Учет готовой продукции (товаров, работ или услуг) |
|
Учет целевого финансирования |
|
Основные средства и амортизация |
|
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
|
Вложение во внеоборотные активы |
Особенности формирования регистров бухучета
Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.
Обязательные реквизиты регистра:
- Наименование документа и его формы.
- Полное наименование учреждения.
- Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
- Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
- Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
- Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
- Подписи ответственных лиц.
Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.
Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.
Правила заполнения
Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)
Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами ( и ) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.
Журнал-ордер 2
Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.
Журнал-ордер 6
Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».
Журнал-ордер 7
Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.
Журнал-ордер 13
Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).
При использовании автоматизированных бухгалтерских программ данные в журналах-ордерах заполняются автоматически. Причем записи формируются по каждой хозяйственной операции в отдельности.
В отдельных консультациях мы рассматривали и , а также приводили примеры их заполнения. В этом материале расскажем о журнале-ордере № 10.
Для чего используется журнал-ордер 10
Журнал-ордер № 10 применяется для выявления оборотов по кредиту следующих основных счетов (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63):
- 05 «Амортизация нематериальных активов»;
- 20 «Основное производство»;
- 21 «Полуфабрикаты собственного производства»;
- 23 «Вспомогательные производства»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
- 96 «Резервы предстоящих расходов»;
- 97 «Расходы будущих периодов»
в корреспонденции со счетами учета затрат на производство.
Основанием для записей в журнал-ордер № 10 являются данные ведомостей № 12 о затратах цехов основного и вспомогательных производств и ведомости № 15 об общезаводских расходах, расходах будущих периодов и резерве предстоящих платежей.
Журнал-ордер 10: образец заполнения
Форму журнала-ордера № 10 организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики. Упрощенную форму журнала-ордера 10 (бланк) скачать можно .
При применении бухгалтерских программ построение журналов-ордеров производится автоматически на основании отраженных в бухгалтерском учете первичных учетных документов.
Для заполнения журнала-ордера № 10 приведем условные данные за октябрь 2016 года:
Дата | Операция | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
---|---|---|---|---|
06.10.2016 | Списаны материалы на общехозяйственные цели | 26 | 10 «Материалы» | 2 400,00 |
12.10.2016 | Отражены расходы на изготовление полуфабрикатов | 21 | 20 | 38 900,00 |
18.10.2016 | Выявлен брак в производстве | 28 | 20 | 13 700,00 |
31.10.2016 | Списаны общехозяйственные расходы | 20 | 26 | 2 400,00 |
31.10.2016 | Начислена заработная плата работникам основного производства | 20 | 70 | 260 000,00 |
31.10.2016 | Начислены страховые взносы с заработной платы работников основного производства | 20 | 69 | 79 300,00 |
31.10.2016 | Начислена амортизация НМА общехозяйственного назначения | 26 | 05 | 12 500,00 |
На основании журнала регистрации заполним журналы ордера № 1, № 2, № 6 и № 7, а также первичные документы к ним.
Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50. кассовые операции по кредиту 50 отражаются в журнале-ордере № 1 . обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах и контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в журнале-ордере и ведомости отводится одна строка. После проверки кассового отчета бухгалтер группирует суммы по одинаковым операциям или счетам корреспонденции со счетом 50. обороты по дебету счета 50 записывают в ведомости № 1 в корреспонденции различных счетов, а обороты по кредиту 50 записывают в журнал-ордер № 1. Итог по расходу денег из кассы, по кассовому отчету должен быть равен итогу по строке журнала-ордера № 1, заполненной на основании этого счета. По окончании месяца подсчитывают итоги по графам журнала-ордера № 1и ведомости № 1. Общая сумма всех строк должна быть равна общей сумме всех граф. Общая итоговая сумма в журнале-ордере № 1 показывает оборот по кредиту счета 50. Общая итоговая сумма в ведомости № 1 показывает оборот по дебету счета 50. Сальдо на конец месяца по счету 50 равен сумме сальдо на начало месяца и обороту по дебету за вычетом оборота по кредиту и должно соответствовать остатку наличных денег в кассе предприятия на конец месяца. Сальдо конечное записывается в ведомости № 1.
Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2
Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на счете 51. Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал-ордер № 2 . Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки с расчетного счета, на которых бухгалтер пишет корреспонденцию счетов соответствующую хозяйственной операции.
Суммы с одноименными корреспонденциями записываются в журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 одной строкой. Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 составляются в разрезе корреспондирующих счетов. Журнал-ордер № 2 - кредит 51, ведомость № 2 - дебет. По окончании месяца подсчитываются итоги по графам журнала-ордера и ведомости с проверкой итоговой суммы по итоговой графе и по итоговой строке. Они должны быть равны. Общая итоговая суммы в журнале-ордере показывает оборот по кредиту счета 51 или общую суму израсходованных предприятием денежных средств за месяц. Сальдо конечное по счету 51 равно сумме сальдо начального и оборотов по дебету счета за вычетом оборотов по кредиту и должно соответствовать остатку денежных средств на расчетном счете предприятия по последней за данный месяц выписке банка.
Журнал-ордер № 6
Для учет расчетов с поставщиками и подрядчиками используется пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Операции по этому счету отражаются в журнале - ордере № 6 . Это комбинированный регистр аналитического и синтетического учета. Аналитический учет в нем организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера, приемного акта. Открывается журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. Заполняется журнал-ордер № 6 на основании акцептованных платежных требований, счетов-фактур, приходных ордеров, актов о приемке материалов, выписок банка. Журнал-ордер ведут линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а по платежным требованиям и счетам-фактурам - по видам материалов. Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа. Сумма недостач относится в дебет счета 76 и субсчета 2 «Расчеты по претензиям» и отражается в журнале-ордере и ведомости № 7. Предприятия пользуются также услугами поставщиков воды, газа, подрядчиков ремонтных работ и др. По этим расчетам за услуги ведется отдельный журнал-ордер №6. По окончании месяца показатели обоих журналов-ордеров суммируют для получения оборотов по счету 60 и переноса их в Главную книгу.
Журнал-ордер № 7
Журнал-ордер № 7 является регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71. Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или суму не возмещенного перерасхода. Журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной в подотчет сумме отводится строка. Журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, положенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства. Кроме того в журнале-ордере приводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на командировки. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются кассовые ордера на суммы, выданные в подотчет; авансовые отчеты; новые приходные и расходные кассовые ордера. На конец месяца по каждой строке выводится общий итог, который проверяется суммированием записей в столбцах и вычитанием из полученной суммы записей, произведенных в столбцах по каждому подотчетному лицу. По окончании отчетного месяца считаются итоговые суммы, проверяются итоговые дебетовые и кредитовые обороты и итоговые дебетовые и кредитовые сальдо.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – форма учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах - журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.
В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:
производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;
применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;
применение месячных журналов-ордеров.
Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.
Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету хозяйственные операции за отчетный месяц.
При этом хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно.
В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида учетных регистров - журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
При этом основными регистрами являются журналы-ордера.
Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера. В отдельных случаях предварительная группировка данных первичных документов может осуществляться в специальных разработочных таблицах.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Иными словами, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету фиксируются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.
Каждый журнал-ордер предназначен для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета, другой - для отражения показателей аналитического учета.
После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые в свою очередь суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.
На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).
Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи.
Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им лицом.
Любые финансово-хозяйственные действия по приему, выдаче денежных средств, составлению расходных/приходных квитанций и ордеров, внесению сведений в книги кассового учета, а также оформлению отчетов по кассовым расчетам и выдачам, проводятся согласно Положению о ведении кассовых операций субъектами хозяйствования.
Счет бухгалтерского учета № 50 («касса») предусмотрен для фиксирования движения денежных средств по кассовым операциям. Первичным документом для накопления данных служат журналы-ордера установленной формы: для предприятий промышленной сферы — журнал-ордер № 1, строительства — № 1-с, снабжения и сбыта — № 1-сн с прилагаемыми ведомостями.
Ведение
Внесение данных в такие журналы-ордера проводится ежедневно, на основании отчетов кассира, с приложением подтверждающих факт проведения операций документами. Если движение средств по кассе незначительно, то допускается внесение данных в журнал раз в несколько дней (от 3-х до 5-ти), на основании ежедневно составляемых отчетов. В этой ситуации в графе «дата» осуществляется указание начальных и конечных чисел периода внесения данных.
Конечный итог к концу дня (или за период) устанавливается методом суммирования однородных операций в разрезе корреспондирующих счетов. Данные для подсчетов отражаются в кассовых отчетах и прилагаемых документах, имеющих бухгалтерскую разметку.
Суммы остатков средств по кассе фиксируются на начальную и конечную даты месяца. В течение этого периода источником оперативной информации о промежуточных суммах остатков денежных средств являются ежедневные отчеты кассира.